Política de cookies Hoteles Cosmos

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Política de cookies en Bogotá, Buenaventura, Cali, Cartagena de Indias

I. GENERALIDADES
Tenemos especial interés en respetar y proteger los datos personales, por lo tanto, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, decreto 1074 de 26 de Mayo de 2015, Circular 03 del 3 de Noviembre de 2015 y Decreto 886 de 2014, Hoteles Cosmos S.A.S. (en adelante el Hotel), empresa legalmente constituida por las normas colombianas, identificada con el NIT 900357758-1, ha desarrollado las siguientes políticas para el tratamiento de la información y protección de datos personales recolectados a través de sus canales de comunicación ya sean digitales o impresos, los cuales conforman nuestras bases de datos de clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás titulares de información.


II. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Hoteles Cosmos S.A.S. para:

- Efectuar la gestión pertinente para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto de los contratos celebrados con el titular de la información.
- Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
- Gestionar trámites, efectuar encuestas de satisfacción de los bienes y servicios ofrecidos por el Hotel.
- Suministrar información de contacto a la fuerza comercial para contactar al titular a través de medios electrónicos para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
- Contactar al titular a través de cualquier medio para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes
- Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Hoteles Cosmos S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Hoteles Cosmos S.A.S. con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.




III. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Hoteles Cosmos S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.


IV. OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Hoteles Cosmos S.A.S.


V. DEFINICIONES

 Autorización: Es el consentimiento previo que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada, que por sí misma o en asocio con otro, dedica sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos Personales por cuenta del responsable de Tratamiento de Datos personales.

 Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

 Responsable del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada, que por sí misma o en asocio con otro, dedica sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

 Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.


VI. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el tratamiento de datos Personales se cumplirá los siguientes principios:
 Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad que se informará al Titular.

 Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo se realizará con el consentimiento previo del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.

 Principio de veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 Principio de transparencia: Se debe garantizar el derecho del Titular a la información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.


VII. NORMAS DE LA APLICACIÓN, RECOLECCION Y USO DE DATOS PERSONALES
Si usted se encuentra registrado en algunas de nuestras bases de datos, es porque ha tenido o tiene relación alguna con el Hotel o el grupo de Hoteles Cosmos y porque ha entregado sus datos de manera voluntaria.
Respecto a la obtención y recolección de datos personales, el usuario (en adelante el Titular de la Información o el Usuario) manifiesta aceptar y conocer que el uso, procesamiento y tratamiento de estos por parte de el Hotel, estarán guiados por los principios de finalidad, libertad, trasparencia, veracidad, confidencialidad, seguridad y adicionalmente acepta y conoce los siguientes numerales:
1. El usuario es libre de suministrar la información y acepta estos términos.
2. La información será tratada de manera confidencial y para uso exclusivo del envió de información, promociones y servicios de el Hotel o el grupo de Hoteles Cosmos.
3. El Hotel conservará copia de la autorización otorgada para el tratamiento de la información personal suministrada.
4. Con la entrega de la información, el usuario autoriza a el Hotel para contactarlo telefónicamente, por Email o cualquier otro método, para el envío de información comercial, servicios o la que se considere importante para el usuario.
5. La información suministrada por el usuario, podrá ser almacenada y procesada únicamente para actividades relacionadas con el desarrollo de la actividad económica de el Hotel.
6. El usuario podrá ejercer en cualquier momento los derechos que le otorga el artículo 8 de la ley 1581 de 2012; no obstante los datos deberán ser conservados cuando así se requieran para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales de conformidad con la ley mencionada en este mismo párrafo.
7. Durante el tratamiento de la información suministrada por el titular de la información, el Hotel cumple con lo establecido con la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas.
8. La información personal no será revelada a ningún tercero excepto en los casos, que sea exigido por alguna ley, decreto o motivo con fin de cumplir obligaciones de este contrato de acuerdo común.
9. El Hotel ha adoptado niveles de seguridad de protección de datos físicos y técnicos necesarios para evitar la pérdida, adulteración o acceso no autorizado de los datos.
10. El Hotel no se responsabilizan por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros o por fallas técnicas en el funcionamiento de las bases de datos. Así mismo, no es responsable, por los datos erróneos que puedan tener los contenidos.

VIII. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El Hotel hace uso de la información en los siguientes casos:
1. Cuando se realiza, actualiza o se procesa una reserva en alguno de los hoteles que hace parte de la cadena Hoteles Cosmos.
2. Para ayudarnos a mejorar o a desarrollar nuestros servicios.
3. Para responder cualquier consulta o solicitud sobre alojamientos, eventos y demás servicios.
4. Efectuar la gestión pertinente para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto de los contratos celebrados con el titular de la información.
5. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
6. Gestionar trámites, efectuar encuestas de satisfacción de los bienes y servicios ofrecidos por el Hotel.
7. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial para contactar al titular a través de medios electrónicos para el envios de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
8. Contactar al titular a través de cualquier medio para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
9. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Hoteles Cosmos S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Hoteles Cosmos S.A.S. con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

Esta lista no es restrictiva y se le pueden añadir más usos los cuales se les será informado.

IX. DIFUSION Y/O DISTRIBUCION DE LA INFORMACION
La información que poseemos de los titulares o usuarios no se entregaran a ningún tercero, excepto en los casos cuyo fin sea cumplir alguna ley, o en los casos en los que se suscriba o se haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregarlos para el cumplimiento del objeto del contrato.
Se podría utilizar empresas de terceros para administrar la recopilación, almacenamiento y procesamiento de la información personal. Estas empresas se seleccionarían y filtrarían para asegurar la privacidad y seguridad máxima y tendrían la autorización para utilizar la información únicamente de acuerdo con nuestras instrucciones.


X. DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR
Los titulares de datos personales, podrán ejercer los siguientes derechos, respecto a los datos personales recolectados por el Hotel.
1. Derecho de acceso, en virtud del cual podrá acceder a los datos que estén bajo el control de el Hotel para consultarlos de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Si estas solicitudes son mayores a una por cada mes calendario, el Hotel podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y/o certificación de documentos.
2. Derecho de actualización y rectificación: el titular, podrá solicitar la actualización y/o rectificación de los datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. El titular podrá solicitar la eliminación de sus datos personales, o revocar la autorización del tratamiento de los datos. La revocatoria y/o supresión se realizará cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
4. Derecho a solicitar pruebas de la autorización, salvo los eventos en los cuales se exceptúen como requisito para el tratamiento conforme a los previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
5. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.


XI. SOLICITUDES POR PARTE DE LOS TITULARES

El Hotel han puesto a disposición el siguiente procedimiento y canal de atención, para que usted pueda ejercer sus derechos en cualquier momento y sin costo alguno:

a. El área que canaliza y atiende las solicitudes en materia de protección de datos es el área de recepción general de Hoteles Cosmos, la cual se encargara de dar atención a los usuarios y/o titulares de la información a través de la línea +57 1 6444000.
b. El correo de contacto es protecciondatos@hotelescosmos.com
c. Remitir una comunicación a la Calle 100 # 19 A 83 Piso 3 con los documentos que considere que soportan su petición de Martes a Viernes de 09:00 a 16:00.
Para la radicación y atención de la solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
- Nombres y Apellidos completos
- Datos de Contacto (Dirección física, correo electrónico y teléfonos de contacto
- Medios para recibir respuesta a su solicitud
- Motivos y/o hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar, prueba de la autorización otorgada, revocarla suprimir, acceder a la información)
- Firma (si aplica) y número de identificación
El termino máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, Hoteles Cosmos S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cualen ningún caso superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la protección de datos personales.



XII. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La presente política rige a partir del día 31 de Octubre de 2015
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Hoteles Cosmos SAS.



XIII. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Se adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.


XIV. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Hoteles Cosmos SAS, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900357758-1, con domicilio principal en la Calle 100 No 19 A 83 de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, Pagina Web www.hotelescosmos.com, Teléfono (+57 1) 644 4000.

XV. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
a) Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año Siguiente a la puesta en funcionamiento del RNBD por parte de la SIC.
b) Creación de Bases de Datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses Calendario, posteriores a su creación.
c) Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos.
De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse como se indica a continuación:
Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2018.
d) Incidentes de Seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la SIC, a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.